Ritregistratie systeem

Een ritregistratiesysteem vinden

Hoewel een auto van de zaak natuurlijk erg leuk is, komt hier spijtig genoeg ook een hele stapel papierwerk bij kijken. Zo moet je voor de belastingdienst namelijk kunnen aantonen dat je per jaar minder dan 500 kilometer voor privégebruik rijdt. Indien je meer dan 500 kilometer voor privé aangelegenheden rijdt wordt jouw privé wagen namelijk gezien als een loon in natura. Daarom is het best dat je aan rittenregistratie doet. In dit artikel bekijken we alvast de beste ritregistratiesystemen en waarom het gebruik van zo'n systeem net erg aan te raden is.

Hoe werkt rittenregistratie?

Vooraleer we een kijkje nemen naar welke ritregistratiesystemen er zoal op de markt verkrijgbaar zijn, en hoe we ritregistratie kunnen bijhouden, kijken we alvast even naar hoe rittenregistratie nou in zijn werk gaat.

Een rittenregistratie moet erg gedetailleerd bijgehouden worden. Indien je rittenregistratie niet klopt, of je niet helemaal eerlijk bent geweest, kan je namelijk een boete van wel 5.000 euro verwachten. Het correct bijhouden van een rittenregistratie kan je dan ook een heleboel geld schelen.

Vooraleer je aan een rittenregistratie begint moet je opgeven met welk merk wagen je rijdt, welk type wagen je bezit, het kenteken van de wagen en de periode waarin de wagen werd gebruikt.

Daarnaast moet je ook iedere rit minutieus bijhouden. Zo ga je moeten aangeven wie er met de auto rijdt en de hoeveelste rit dit is in dat belastingjaar. Ook geef je de datum op en de beginstand en de eindstand van de kilometerteller. Ook geef je een beginadres en eindadres op. Daarnaast moet je ook de route noteren en erbij vermelden of de rit voor zakelijk gebruik of privegebruik was. Daarnaast moet je ook vermelden of er privé omrijkilometers aanwezig waren in de rit – dit is wanneer je tijdens een zakelijke rit ook kilometers voor privé gebruik aflegt.

Zoals je al wel vermoed is het niet altijd even makkelijk om zo'n rittenadministratie bij te houden. Daarom is het een goed idee om deze administratie met gespecialiseerde programma's te noteren.

Hoe kan je ritregistratie bijhouden?

Zoals je hierboven kan zien is het bijhouden van een rittenregistratie geen lachertje. Er komt namelijk heel wat bij kijken en je moet een verscheidenheid aan informatie opzoeken, bijhouden, en uitpluizen.

Schriftelijk

Een eerste manier waarop je ritregistratie kan bijhouden is schriftelijk. Heel wat bedrijven hebben ritregistratieformulieren om hun werknemers te helpen hun ritten bij te houden. Daarnaast kan je eventueel ook kiezen om al je ritten in een boekje bij te houden. Toch is het schriftelijk bijhouden van een rittenregistratie niet altijd aan te raden, net omdat je heel wat informatie moet opschrijven, en je schriftelijk niet echt een overzicht kan bewaren op hoeveel kilometers je doet, waar je geweest bent en welke route je genomen hebt.

Met een ritregistratiesysteem

Ook kan jij je ritregistratie bijhouden met een ritregistratiesysteem. Zo'n systeem kan aangekocht worden als een software, als een app, of als een doosje met GPS dat perfect bijhoudt welke route je genomen hebt. Op die manier heb je dan ook minder werk met het uitpluizen van je route en weet je perfect waar je allemaal geweest bent.

Waar let je op?

Indien je op het punt staat te investeren in een ritregistratiesysteem zijn er natuurlijk ook enkele dingen waarmee je rekening moet houden.

• Zo moet je nadenken over welke functionaliteiten je nodig hebt. Indien je een aanzienlijk wagenpark hebt is het een goed idee om te investeren in een app of programma dat je helpt jouw wagenpark te beheren.
• Daarnaast zijn er eveneens programma's die jou inzichten geeft in het rijgedrag van je werknemers. Dit kan erg goed zijn wanneer je bijvoorbeeld een wagenpark hebt dat gedeeld wordt door een groot aantal werknemers en eventueel af en toe te maken hebt met ongevallen.
• Ook kijk je best even na of je een track en trace systeem nodig hebt. Dit soort systemen zijn erg handig wanneer je vaak in de stad werkt gezien de wagen opgespoord kan worden indien gestolen.
• Heel wat van deze programma’s komen met andere woorden met een heleboel leuke extra's. Toch is het een goed idee om na te gaan of jouw bedrijf deze extra's wel nodig heeft. Kleine bedrijven kunnen misschien zelfs meer baat hebben bij het aankopen van een ritregistratiesysteem zonder al te veel toeters of bellen.

Keurmerk ritregistratie

Net omdat jij je rittenregistratie moet indienen bij de belastingdienst is het natuurlijk erg belangrijk dat je er zeker van bent dat jouw ritregistratie klopt en dat je geen problemen zal krijgen met de belastingen.

Hier komt Keurmerk Ritregistratie bij kijken.

Deze stichting levert namelijk keurmerken af aan een kleine 100 leveranciers van ritregistratiesystemen. Stichting Keurmerk Ritregistratie kijkt hierbij naar de betrouwbaarheid van de ritregistratie en de manier waarop de rittenregistratie aan de gebruiker wordt afgeleverd. Op zich kan je stellen dat alle systemen met een Keurmerk Ritregistratie voldoen aan de vereisten van de belastingdienst.

Eisen belastingdienst

Hierboven hebben we reeds uitgelegd welke informatie je aan de belastingdienst moet afleveren. Zo moet je bijvoorbeeld laten weten wie er met de auto rijdt, wat de kilometerstanden zijn, welke je vertrek- en aankomst adressen zijn, en welke route je neemt. Indien je opteert voor een ritregistratiesysteem dat van een keurmerk voorzien is wordt er automatisch aan deze eisen voldaan.

Voordelen ritregistratiesysteem

Een van de grootste voordelen van zo'n ritregistratiesysteem is natuurlijk dat je heel wat minder werk hebt met het bijhouden van je ritregistratie. Daarnaast ben je er ook zeker van dat alle ritregistraties voldoen aan de eisen van de belastingdienst. Ook ga je niet zomaar een ritregistratie vergeten – wat natuurlijk een grote impact kan hebben op je ritregistratie boekhouding. Tot slot komen heel wat ritregistratiesystemen ook met leuke ad-ons zoals track en trace, maar ook inzichten in het rijden van je medewerkers, en zelfs wagenparkbeheer.